Положення про архівний підрозділ

                                                                                       ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                       Голова Деснянського районного

                                                                                       суду м. Чернігова         

                                                                                       _____________________М.М. Кузюра

                                                                                       « ___» _______________2014 року

Положення про архівний підрозділ

Деснянського районного суду м. Чернігова

1. Згідно з Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» апарат Деснянського районного суду м. Чернігова створює архівний підрозділ для тимчасового зберігання архівних документів, що накопилися за час діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архівний підрозділ входить до складу Деснянського районного суду м. Чернігова.
3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів).

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує голова Деснянського районного суду м. Чернігова і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло посадових обов'язків щодо збереження документів визначається посадовою інструкцією завідувача архіву суду.
6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

• приймання від структурних підрозділів апарату Деснянського районного суду м.Чернігова та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;
• контроль стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах апарату Деснянського районного суду м. Чернігова;
• участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ апарату Деснянського районного суду м. Чернігова, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
• подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою архівному відділу Деснянського районного суду м. Чернігова;
• проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії апарату Деснянського районного суду м. Чернігова проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників апарату Деснянського районного суду м. Чернігова та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;
• створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів

-організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;

• підготовка і передання документів Національного архівного фонду до архівного відділу Деснянського районного суду м. Чернігова;
• участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

• вимагати від структурних підрозділів апарату Деснянського районного суду м. Чернігова передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
• повертати структурним підрозділам апарату Деснянського районного суду м. Чернігова на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
• давати структурним підрозділам апарату Деснянського районного суду м. Чернігова рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;
• запитувати від структурних підрозділів апарату Деснянського районного суду м. Чернігова відомості необхідні для роботи;
• інформувати голову Деснянського районного суду м. Чернігова про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
• брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Деснянському районному суді м. Чернігова у разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Відповідальність за роботу з документами покладається на завідувача архіву суду та керівника апарату Деснянського районного суду м. Чернігова.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами апарату Деснянського районного суду м. Чернігова визначається головою Деснянського районного суду м. Чернігова.

9. До складу документів архівного підрозділу входять:

• закінчені у поточному діловодстві документи з паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами апарату Деснянського районного суду м. Чернігова;
• електронні документи, створені апаратом Деснянського районного суду м. Чернігова або одержані ним на законних підставах;
• особові архівні фонди працівників апарату Деснянського районного суду м. Чернігова;
• друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу апарату Деснянського районного суду м. Чернігова;
• довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з кожним видом носіїв інформації зберігаються в архівному підрозділі окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються із структурних підрозділів апарату Деснянського районного суду м. Чернігова до архівного підрозділу Деснянського районного суду м. Чернігова одразу після завершення її виробництва в упорядкованому стані за описами зразка, затвердженого Держкомархівом.

Електронна документація передається до архівного підрозділу одразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.

Завідувач архіву  Деснянського

районного суду м. Чернігова                                                                    Г.В.Величко