Положення про комісію з питань роботи із службовою інформацією в Деснянському районному суді м. Чернігова

                                                                                                                                                                         ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                         Наказ голови Деснянського

                                                                                                                                                                         районного суду м. Чернігова

                                                                                                                                                                         від 23.06.2023 № 29-д/г

Положення

про комісію з питань роботи із службовою інформацією в Деснянському районному суді м. Чернігова

1. Це Положення визначає організацію діяльності комісії з питань роботи із службовою інформацією в Деснянському районному суді м. Чернігова (далі – суд).
2. У суді утворюється постійно діюча комісія з питань роботи із службовою інформацією.
3. Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією в суді (далі – комісія), є:

• складення на підставі пропозицій структурних підрозділів суду та його апарату з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі – перелік), який затверджується відповідним наказом голови суду або особи, яка виконує його обов’язки;
• перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою підтвердження або скасування грифу обмеження доступу;
• розгляд документів з грифом "Для службового користування" щодо встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
• проведення розслідування на підставі рішення голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;
• розгляд питань присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком, за поданням осіб, які підписують такий документ;
• вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

4. Склад комісії затверджується наказом голови суду або особою, яка виконує його обов’язки.

До складу комісії включаються працівники структурних підрозділів суду, в яких створюється службова інформація, а також працівники, які забезпечують виконання функцій: мобілізаційної роботи, технічного захисту інформації, з питань розгляду запитів на інформацію, тобто працівники апарату суду, відповідальні за виконання відповідних функцій в суді.

На своєму засіданні члени комісії обирають голову та секретаря комісії. Рішення комісії оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду або особою, яка виконує його обов’язки. У разі відсутності голови або секретаря комісії, члени комісії можуть обрати на період їх відсутності інших із числа членів комісії.

5. Перелік та зміни до нього затверджуються наказами голови суду або особою, яка виконує його обов’язки, та оприлюднюються на офіційному веб-порталі суду.
6. Комісією в окремих випадках може бути розглянуто питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.
7. Комісією з питань роботи із службовою інформацією установи-розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа-розробник документа припинила свою діяльність, приймається рішення про скасування грифа "Для службового користування" чи його підтвердження.

За рішенням комісії строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

8. Рішення комісії оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду або особою, яка виконує його обов’язки. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом зі справами до архівного підрозділу суду, а у разі передачі на постійне зберігання документів Національного архівного фонду – до державних архівних установ.

9. Про скасування грифа "Для службового користування" автор – розробник документа письмово повідомляє усі установи, яким надсилався такий документ. За необхідності може надсилатись витяг з протоколу засідання комісії.
10. На обкладинках справ та документах гриф "Для службового користування" закреслюється тонкою рискою працівником апарату суду (архівного підрозділу) та нижче на вільному від тексту місці вчиняється напис щодо дати і номера відповідного протоколу засідання комісії. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.
11. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування") перевіряється після завершення діловодного року та формування справ не рідше ніж один раз на рік.

Строк та порядок проведення перевірки, склад комісії з її проведення визначаються окремим наказом голови суду або особи, яка виконує його обов’язки.

12. До складу комісії з проведення перевірки включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, працівники структурних підрозділів, а також працівники з мобілізаційної роботи.
13. Факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться у них, розслідує комісія в суді.

Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі – розслідування), за рішенням голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, може утворюватися спеціальна комісія.

14. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників суду письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
15. Члени комісії та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
16. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії або спеціальної комісії та подається голові суду або особі, яка виконує його обов’язки, на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду або особи, яка виконує його обов’язки не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

17. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність суду, а також наводиться перелік втрачених документів.
18. Відмітка про втрату документів вноситься до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
19. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу суду для включення її до справи.
20. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф "Для службового користування" та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується головою суду або особою, яка виконує його обов’язки.

21. У разі коли комісією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф "Для службового користування" підлягає перегляду відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Деснянському районному суді м. Чернігова.