Деснянський районний суд м. Чернігова

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ голови Деснянського

районного суду м. Чернігова

від 23.06.2023 № 29-д/г

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову
інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”
у Деснянському районному суді м. Чернігова

І. Загальна частина

Ця Інструкція визначає правила ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М” в системі мобілізаційної підготовки та мобілізації, в
Деснянському районному суді м. Чернігова (далі – суд).
У суді утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією (далі – комісія), яка діє постійно та до складу якої входить відповідальна особа з питань мобілізаційної роботи в суді. Положення про комісію та її склад затверджується наказом голови суду або особи, яка виконує його обов’язки.
Основними завданнями комісії є:

надання пропозицій до переліку відомостей, що становлять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”;
перегляд документів з грифом “Для службового користування” Літер
“М” з метою його підтвердження або скасування;
розгляд документів з грифом “Для службового користування” Літер
“М” на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
розслідування на підставі рішення голови суду або особи, яка виконує його обов’язки фактів втрати документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” та розголошення службової інформації;
розгляд питання щодо присвоєння грифа “Для службового користування” Літер “М” документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ.

До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією, крім відповідальної особи з питань мобілізаційної роботи, включається працівник відповідальний за інформаційно-технічне забезпечення та інші працівники апарату суду.

Пропозиції до переліку відомостей, що становлять службову інформацію складаються за участі відповідальної особи з питань мобілізаційної роботи в суді з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації” та затверджуються наказом голови суду або особи, яка виконує його обов’язки.
Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить
службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”,
визначаються головою суду або особою, яка виконує його обов’язки, у резолюції до такого документа.
Організація в суді роботи з документами, що містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”, покладається на відповідальну особу з питань мобілізаційної роботи суду (далі – відповідальна особа). Облік, формування справ, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, з відмітками “Літер “М” в суді здійснюється відповідальною особою. Старші секретарі суду або особи, які виконують їх обов’язки, здійснюють контроль в своїх секторах канцелярії суду за дотриманням порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування” Літер “М”, їх тимчасового зберігання і використання.
Відповідальна особа ознайомлює працівників апарату суду, а
також членів зазначених у пункті 5 цієї Інструкції з інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М” (далі – інструкція), під розпис.
Документам, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, присвоюється гриф “Для службового користування” Літер “М”.
Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” Літер “М” вирішується виконавцем або посадовою
особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.
До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” Літер “М” особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції,
повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до
публічної інформації”;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до
якої згідно із законом не може бути обмежено, у тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною
другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу
грифа “Для службового користування” Літер “М” може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової
особи, яка підписуватиме документ.

Забороняється використовувати для передачі службової інформації
з грифом “Для службового користування” Літер “М” відкриті канали зв'язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що
містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов'язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об'єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації з грифом
“Для службового користування” Літер “М” несуть відповідальність відповідно до закону.

Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в суді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”, покладається на керівника апарату суду або особу, яка виконує його обов’язки.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої
законом.

Під час роботи з документами з грифом “Для службового користування” Літер “М” застосовуються положення Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (далі – Інструкція з діловодства).

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом “Для
службового користування” Літер “М” в суді здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з
електронними документами та питання електронного документообігу.

Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, з грифом “Для службового користування” Літер “М” здійснюється на підставі відповідного
розпорядження голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
У разі ліквідації суду, рішення про подальше користування документами з грифом“ Для службового користування” Літер “М” приймає ліквідаційна комісія.

ІІ. Приймання та реєстрація документів

Приймання документів з грифом “Для службового користування”
Літер “М” здійснюється відповідальною особою. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” здійснюється відповідальною особою. Приймання документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” від державних органів, міських органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, за винятком тих, що розташовані у м. Чернігові, здійснюється тільки при надходженні їх рекомендованим поштовим відправленням, або при доставці підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку та підрозділами органів спеціального зв’язку.

Приймання документів з грифом “Для службового користування” Літер
“М” від державних органів, міських органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій розташованих у м. Чернігові, крім випадків, визначених у абзаці 1 пункту 16 цієї Інструкції,
також може здійснюватися за відповідними реєстрами.

У разі надходження конвертів (паковань) з документами з грифом “Для службового користування” з відмітками Літер “М” вони приймаються відповідальною особою під розписку в журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1.
Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування”
Літер “М” розкривається відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків
до документів та їх реєстраційних індексів, зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
Конверти (паковання) з відмітками Літер “М” передаються нерозкритими посадовій особі, відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи в суді під підпис у журналі обліку пакетів (пакувань) за формою згідно з додатком 1 до цієї Інструкції (далі – додаток), із зазначенням дати їх отримання та проставленням гербової печатки або печатки “Для довідок”.
За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або
можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у відповідальної особи з питань мобілізаційної роботи.
Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” Літер “М” повертаються відправникові без їх розгляду.
Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового
користування” Літер “М” на першому його аркуші від руки або за допомогою
штампа (автоматичного нумератора) працівником, відповідальним за мобілізаційну роботи проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа. У разі надходження конверта (паковання) з грифом “Для службового користування” Літер “М” з відміткою “Особисто” відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.
Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є
додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи,
відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік. Додатки до документів з грифом “Для службового користування” Літер “М”, які неможливо або недоцільно долучати до справ (книжки, брошури, інші видання чи документи великого формату), беруться на інвентарний облік з відміткою про це на супровідних листах та в журналі вхідних документів, а супровідні листи долучаються до відповідної справи.
Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації
Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли
на розгляд голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, розпорядчих документів, листів за підписом голови суду та або особи, яка виконує його обов’язки, протоколів і рішень колегіальних органів, які мають гриф “Для службового користування” та відмітку Літер “М” проводиться відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи. Реєстрація документів та листів за підписом голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, які готувалися сектором канцелярії суду та мають гриф “Для службового користування” Літер “М” проводиться відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи. Після реєстрації інші примірники документів та листів передаються за реєстром сектору канцелярії суду, який їх готував. У подальшому розсилання адресатам, долучення до відповідних справ, копіювання та інші операції з цими документами проводяться секторами канцелярії суду самостійно. Реєстрації підлягають також документи з грифом “Для службового користування” Літер “М”, створені в апараті суду (довідки, доповідні записки тощо). Інші документи з грифом “Для службового користування” Літер “М”, що стосуються напрямів діяльності секторів канцелярії суду, реєструються в цих секторах.
Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для
службового користування” Літер “М” здійснюється з дотриманням вимоги
щодо одноразовості реєстрації. При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК” та відмітка “М”, наприклад:
Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс. Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад: На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється
на зворотному боці останнього аркуша документа. Супровідний лист, що має примітку “без додатка - відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних формах, які використовуються для “М/251/04-12 ДСК”.
“До вх. М/1172/03-15 ДСК від 01.09.2016” реєстрації документів, що містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”.
Реєстрація документів з грифом “Для службового користування”
Літер “М” здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3, 4, 13.
Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” в установі повинні обов'язково відображатися у реєстраційних формах (журналах).

ІІІ. Облік видань з грифом “Для службового користування” Літер “М”

Тираж видання з грифом “Для службового користування” Літер
“М”, підготовлений в установі, обліковується за одним порядковим номером
у журналі за формою згідно з додатком 6.
Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться
у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від
останнього номера примірника такого видання.

ІV. Облік електронних носіїв інформації

Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних
дисків, дисків для лазерних систем зчитування, невід'ємної частини модулів
флеш-пам'яті тощо), на які планується записувати службову інформацію з
грифом “Для службового користування” Літер “М”, ведеться відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи або працівником, відповідальним за інформаційно-технічне забезпечення в журналі за формою згідно з додатком 7.
На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій
капсулі гнучкого магнітного диска, на верхньому боці диска для лазерних
систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам'яті тощо)
зазначаються найменування суду, обліковий номер і дата
взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування”
Літер “М”.
Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока
чи пристрою, в якому він розміщується.
Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 30 і 31 цієї Інструкції, здійснюється у
спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження
етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій
інформації.
Забороняється записувати службову інформацію з грифом “Для
службового користування” Літер “М” на електронний носій інформації, не
внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується
записувати службову інформацію.
Гриф “Для службового користування” Літер “М” зберігається за
електронним носієм інформації до моменту його знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового
користування” Літер “М”, який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні апарату суду та у присутності
працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений
носій залишається у розпорядженні апарату суду для подальшого знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування” Літер “М”, що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.
Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що
має гриф “Для службового користування” Літер “М”, проводиться в апараті
суду у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності – працівника, відповідального за інформаційно-технічне забезпечення. У разі виникнення необхідності в передачі за межі суду такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

Друкування і розмноження документів

Друкування і розмноження в апараті суду документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації. Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань здійснюється працівниками апарату суду, які мають допуск до роботи з такими документами. Друкування документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” здійснюється за допомогою електронно-обчислювальної техніки згідно з вимогами відповідної інструкції.
У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить
службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” Літер “М” та номер примірника, наприклад: Посадова особа, яка є розробником документа з грифом “Для службового користування” Літер “М”, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:
На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування” Літер “М”, наприклад: У разі, коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад: “Додаток: 1. Довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 року № М/01-25/52 ДСК, для службового користування, літер “М” , на 5 арк., прим. № 2.”. “Для службового користування Літер “М” Прим. № 1”.
"Для службового користування Літер “М” Прим. № 2 Копіюванню не підлягає". “Для службового користування” Літер “М” Прим. № 4 Додаток до розпорядження______________________
(найменування установи) __ ______ 20__ р. № ____".

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до
документа з грифом “Для службового користування” Літер “М”, під таким
грифом ставиться позначка “(без додатка - відкрита інформація)”.

У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” Літер
“М” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що
залишається у справі установи, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей суду або реквізити акта комісії апарату суду з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ,

наприклад:
Друкування супровідних листів, які не містять інформацію з грифом
“Для службового користування” Літер “М”, та без додатків є відкритою інформацією, а також встановлених форм і таблиць, що містять інформацію з “Надруковано три примірники.

Прим. № 1 - Мін'юсту

Прим. № 2 – Мінфіну

Прим. № 3 - до справи № 02-10 Розділ___пункт ____ переліку відомостей Виконавець, друкував, надав гриф “ДСК”: Шейко І.І. 255 55 55, 23.01.2017,
(дата друку) АС ЗОДА – 5 Файл_____________збережено”
(назва файлу) “Для службового користування (без додатка - відкрита інформація) Літер “М” Прим. № 1”. грифом “Для службового користування” Літер “М” по заповненню, якщо заповнення здійснюється письмово від руки або за допомогою друкарської машинки, дозволяється на несертифікованих АРМ. У такому разі на зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі установи, вказується назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ та назва підрозділу, наприклад: Дозволяється розмноження супровідних листів, які не містять інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”, та без додатків є відкритою інформацією.

У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений
напис, наприклад:
На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього
на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються

“Надруковано два примірники. Прим. № 1 - Мін'юсту Прим. № 2 - до справи № 02-10 Гриф “Для службового користування” надано за наявністю додатку “ДСК” Виконавець та друкував: Шейко І.І. 255 55 55,
23.01.2017,
(дата друку)

АРМ інвентарний номер ____ відділу фінансового забезпечення апарату суду Файл_____________збережено (знищено)”
(назва файлу)

“Прим. № 1 - 8 - за списком на розсилку;
Прим. № 9 - до справи № 02-10”. прізвище (прізвище, ім'я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону.

Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового
користування” Літер “М” його чернетки і роздруковані варіанти знищуються
виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
Розмноження документів з грифом “Для службового користування”
Літер “М” здійснюється працівниками апарату суду, які допущені до роботи з відповідними документами за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції голови суду або особи, яка виконує його обов’язки. У подальшому, замовлення на розмноження та розрахунок розсилання долучаються разом з документом до відповідної справи.
На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
Документ з грифом “Для службового користування” Літер “М”,
одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох секторах канцелярії суду, можуть копіюватися у визначеному пунктом 45 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
Облік розмножених документів, що містять службову інформацію з
грифом “Для службового користування” Літер “М”, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 8. “Іванченко 256 77 88”
“Іванченко Павло Васильович 256 77 88”.

VІ. Надсилання документів

Надсилання документів з грифом “Для службового користування”
Літер “М” у межах України здійснюється тільки рекомендованим поштовим
відправленням, підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку. У разі надсилання документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів. Конвертування (пакетування) та надсилання документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” рекомендованим поштовим відправленням здійснюється відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи. Передача службової інформації (надсилання документів з грифом “Для службового користування” Літер “М”) телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
Електронні носії інформації та документи з грифом “Для службового користування” Літер “М”, що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом. Видання з грифом “Для службового користування” Літер “М” надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом “Для службового користування” Літер “М”, в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 39 цієї Інструкції.
Документи з грифом “Для службового користування” Літер “М”,
які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб,
який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування
установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК” Літер “М”. Забороняється зазначати
прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів. Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.
У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною
посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у
правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування”
Літер “М” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача.
Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до
вимог, визначених пунктом 52 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.
Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті
(пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
Забороняється надсилати за межі України видання з грифом “Для
службового користування” Літер “М” з метою книгообміну або експонування
на відкритих виставках, презентаціях.

VІІ. Формування виконаних документів у справи

Виконані документи з грифом “Для службового користування” Літер “М” групуються у справи згідно із затвердженою номенклатурою справ
апарату суду. Дозволяється долучати до справи із грифом
“Для службового користування” Літер “М” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.
До номенклатури справ апарату суду (далі – номенклатура справ) включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”
Літер “М”.
У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з
документами, що мають гриф “Для службового користування” Літер “М”,
проставляється відмітка “М” та “ДСК”.
На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування” Літер “М”, у правому верхньому куті проставляється
відмітка “Для службового користування” Літер “М”.
У разі, коли в апараті суду створюється понад 50
документів на рік з грифом “Для службового користування” Літер “М”, їх
доцільно формувати в окремі справи за видами (розпорядження, листування,
тощо).
У разі коли в апараті суду створюється менш ніж
50 документів на рік з грифом “Для службового користування” Літер “М”,
номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із
заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” Літер
“М”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі
номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк
зберігання справи визначається експертною комісією суду (далі – експертна комісія) з проведення експертизи цінності документів.
Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” Літер “М” і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається
окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ.
Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі із заголовком "Документи з грифом “Для службового
користування” Літер “М” містяться лише документи тимчасового зберігання,
вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
Документи з мобілізаційних питань підшиваються у справи, які
зберігаються у металевих шафах.

VІІІ. Користування документами

Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового
користування” Літер “М” передаються працівникам відповідно до резолюцій
голови суду або особи, яка виконує його обов’язки. Допуск працівників суду (виконавців) до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки. Справи з грифом “Для службового користування” Літер “М”, що зберігаються у відповідальної особи з питань мобілізаційної роботи, видаються у тимчасове користування працівникам апарату суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, працівникам, які мають право працювати з відповідною справою.
Справи та видання з грифом “Для службового користування” Літер
“М”, на підставі замовлення видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 10. Видача справ з грифом “Для службового користування” Літер “М” виконавцям на підставі резолюції голови суду або особи, яка виконує його обов’язки.
Робота з документами з мобілізаційних питань здійснюється в
окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з
дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка
наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
Справи з грифом “Для службового користування” Літер “М”, що
зберігаються в архіві апарату суду, видаються у тимчасове
користування працівникам секторів канцелярії суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12. Про видачу справ з грифом “Для службового користування” Літер “М” з архіву установи робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення суду.
Справи (документи) з грифом “Для службового користування” Літер “М” видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує
одного місяця.
За наявності письмових клопотань інших установ або припису на
право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування” Літер “М”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови суду або особи, яка виконує його обов’язки можуть видаватися працівникам інших установ. На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.
Копії документів та витяги з них засвідчуються відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи.
Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” Літер “М” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
74. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих
йому документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” у робочому зошиті, що має зазначений гриф. До початку роботи з документами
установа надсилає робочий зошит до суду, а після її завершення робочий зошит повертається установі, що робила запит на ознайомлення. Для ведення записів, що містять інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”, в апараті суду виконавцям видаються робочі зошити. Робочий зошит виготовляє відповідальна особа з питань мобілізаційної роботи. Для цього у чистому зошиті, наданому виконавцем, відповідальна особа нумерує аркуші, прошнуровує міцними нитками, опечатує аркуші шляхом наклеювання на кінці ниток паперової наклейки з чітким відбитком печатки “Для довідок”.
На зворотній сторінці останнього аркуша робочого зошиту робиться
запис про кількість аркушів, який підписується відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи, і зазначається дата оформлення. Запис
завіряється печаткою “Для довідок”, наприклад: “У цьому робочому зошиті пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою
100 (сто) аркушів Головний спеціаліст суду Андрій ЗЛЕНКО (підпис)
“__”_________ 20__ року
М.П.”

На обкладинці робочого зошита проставляється гриф “Для службового
користування” Літер “М” та реєстраційний номер зошита.
Документ, виготовлений з кількох з’єднаних (склеєних) між собою частин (аркушів), реєструється як один. Йому надається один реєстраційний
номер, а в місцях з’єднання (склеювання) проставляється печатка суду, про що робиться позначка у відповідному журналі.

Робочі папки, спецпортфелі, спецвалізи (далі – робочі папки) та видаються виконавцям для зберігання документів та інших матеріальних носіїв з грифом “Для службового користування” Літер “М”. Документи та інші матеріальні носії з грифом “Для службового користування” Літер “М”, що зберігаються у робочих папках, своєчасно включаються до внутрішніх описів, які постійно зберігаються у таких робочих папках. Робочі папки (спецпортфелі, спецвалізи) виконавцям видаються за картками обліку видачі документа (справи) (додаток 14) У кінці робочого часу виконавці зобов’язані повернути робочу папку (спецпортфелі, спецвалізи) на зберігання відповідальній особі з питань мобілізаційної роботи. Під час приймання робочих папок відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи перевіряється правильність їх опечатування та своєчасність повернення. Робочі папки (спецпортфелі, спецвалізи) виконавці опечатують печаткою суду. Робоча папка виконавця за його відсутності та у разі службової потреби може бути розкрита комісією (не менш як три особи), утвореною за наказом голови суду або особи, яка виконує його обов’язки. До складу комісії обов’язково включається відповідальна особа з питань мобілізаційної роботи.

Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа
з грифом “Для службового користування” Літер “М”, отриманим від іншої
установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного
нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із
законодавством.
Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування” Літер “М”, для
відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях. У разі надходження до апарату суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового
користування” Літер “М”, здійснюється перегляд такого документа з урахуванням вимог пункту 78 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою
перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної
інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження
запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої
відповідно до зазначеного Закону не обмежено. За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до апарату суду іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

ІХ. Перегляд документів з грифом “Для службового користування”
Літер “М”

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них
відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на
п’ять років. Скасування грифа “Для службового користування” Літер “М” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки: справ для їх передачі до архіву апарату суду; документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до Державного архіву Чернігівської області.
Рішення про скасування грифа “Для службового користування” Літер “М” чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із
службовою інформацією – розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією з
грифом “Для службового користування” Літер “М” апарату суду строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією з грифом “Для службового користування” Літер “М” апарату суду оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії
та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані,
заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” Літер “М” або строк обмеження доступу до яких продовжено. Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву апарату суду, а у разі передачі документів
Національного архівного фонду на постійне зберігання - до Державного архіву Чернігівської області.
Про скасування грифа “Для службового користування” Літер “М”
письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За
потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань
роботи із службовою інформацією з грифом “Для службового користування”
Літер “М” апарату суду.
На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” Літер “М” погашається відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи шляхом його закреслення тонкою рискою та
зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного
протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією з
грифом “Для службового користування” Літер “М” апарату суду. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

Х. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку. У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” Літер “М” на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:
наявність літерних і пропущених номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо; номери великоформатних аркушів; номери конвертів з укладеннями; кількість аркушів укладень. Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою “Для пакетів”. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ. Справи з грифом “Для службового користування” Літер “М” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові
справи оправляються у тверду обкладинку.
Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” Літер “М” включаються у відповідні описи справ разом з
документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера
справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом
“Для службового користування” Літер “М” додається відмітка “ДСК” Літер
“М”.
Під час передачі справ з грифом “Для службового користування”
Літер “М” на постійне зберігання до Державного архіву Чернігівської області
апарат суду разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи
з грифом “Для службового користування” Літер “М”, строк зберігання яких
закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не
внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ
апарату суду в цілому.
Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування” Літер “М”, вилучені для знищення експертною комісією установи у
складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення
тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення. Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб,
що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на
них інформації.
В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення.
Після знищення документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ,
описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.
Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом
“Для службового користування” Літер “М”, друкарський брак, виявлений під
час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта
про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників апарату суду, які провели таке знищення.

ХІ. Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх
наявності

Справи з грифом “Для службового користування” Літер “М” з дати
їх створення зберігаються у відповідальної особи з питань мобілізаційної роботи згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архів апарату суду або до моменту знищення (закінчення терміну зберігання).
Документи з грифом “Для службового користування” літер “М” зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях відповідальної особи з питань мобілізаційної роботи.
Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для
службового користування” Літер “М” забороняється. В окремих випадках на
підставі рішення слідчого судді, суду відповідальна особа з питань мобілізаційної роботи за вказівкою голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому в суду повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.
Документи з грифом “Для службового користування” Літер “М” не
дозволяється виносити за межі суду.
Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування” Літер “М”.
У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова суду або особа, яка виконує його обов’язки, ставить на доповідній записці відповідальної особи з питань мобілізаційної роботи резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М” (наявність та
фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації), не
рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань роботи із службовою інформацією, якою проводиться перевірка наявності документів з грифом “Для службового користування” Літер “М” після завершення діловодного року та формування справ. Строк проведення перевірки визначається розпорядженням голови суду.
Перевірка наявності справ та видань з грифом “Для службового
користування” Літер “М” в архіві суду, проводиться
не рідше ніж один раз на п’ять років.
Результати перевірок, зазначених у пунктах 97 і 98 цієї Інструкції, оформляються актом. Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника апарату суду або особу, яка виконує його обов’язки, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову суду або особу, яка виконує його обов’язки, та відповідальну особу з питань мобілізаційної роботи. У разі втрати документа, що містить службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М”, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер “М” у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також Управління Служби безпеки України в Чернігівській області із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.
Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію з грифом “Для службового користування” Літер
“М”, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, може утворюватися спеціальна комісія.
Спеціальна комісія має право отримувати від працівників суду письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
Члени комісії з питань роботи із службовою та
спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із
службовою інформацією або спеціальної комісії та подається голові
суду або особі, яка виконує його обов’язки, на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, не більш як на один місяць. Розслідування починається з дати підписання розпорядження голови суду про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.
В окремому розділі акта про результати проведення розслідування
зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку,
рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність суду, а також наводиться перелік втрачених документів.
Відмітка про втрату документів вноситься відповідальною особою з питань мобілізаційної роботи до реєстраційних та облікових форм із
зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
Довідка про причини відсутності втрачених документів передається до архіву апарату суду для включення її до справи.

Керівник апарату суду Тетяна ПІКА

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

ЕК суду

23.06.2023 № 6